Как правильно вести деловую переписку

Как правильно вести деловую переписку
Этикет является важной составляющей любых деловых отношений. В особенности тщательно он должен соблюдаться в переписке. Ведь от того, насколько она будет правильно оформлена, зависит имидж компании в глазах партнеров.
Ведение деловой переписки – это настоящее искусство и очень часто нелегкий труд. Она влияет не только на оборот фирмы или предприятия, но и способствует улучшению партнерских отношений и связи с потребителями.

Одной из основных особенностей делового стиля является точность изложения, которая подразумевает однозначное понимание содержания переписки. Однако есть к нему и другие требования. К основным из них можно отнести: нейтральный тон изложения текста, его лаконичность и использование профессиональных терминов.

Нейтральность тона изложения проявляется в деловой переписке под видом максимальной строгости и сдержанности текста. Для ее достижения необходимо исключить употребление разговорной лексики, образных слов и слов, значение которых передается в переносном смысле. Также из деловых писем необходимо исключать все слова, которые придают тексту эмоциональную окраску – междометия, уменьшительно-ласкательные суффиксы и преувеличения.

Начинать деловые письма стоит с обращений, основной функцией которых является привлечение внимания адресата. Однако помимо этого обращение помогает «задать» переписке нужный тон. По этой причине особое внимание необходимо уделять и знаку препинания, который стоит после обращения. Если письмо носит неформальный характер, то после него можно ставить запятую, в то время как восклицательный знак подчеркнет официальный стиль и значимость письма. Не стоит забывать и то, что обращение необходимо выравнивать по центру.

При написании основного текста письма необходимо детально продумать основную цель его составления, что адресат знает о предмете, который обсуждается в письме и какую информацию из этого письма он должен почерпнуть. Содержание письма при этом должно быть убедительным и в нем должны содержаться точные даты, факты, и выводы.

Заканчивать письмо необходимо выражением ожидания, например, что тот, кому адресовано письмо выполнит просьбу, гарантию, ответит на приглашение. После чего стоит написать «формулу вежливости», которую располагать необходимо перед подписью.


Внимание, только СЕГОДНЯ!

ДРУГОЕ

Как начать деловое письмо фото

Как начать деловое письмо

Деловое письмо это четко структурированное послание, которое несет в себе максимум информации при минимуме печатного…

Как писать деловое письмо фото

Как писать деловое письмо

Умение писать деловые письма относится к тем навыкам, которыми, по умолчанию, должен обладать сотрудник, работающий в…

Как оформить письмо-просьбу фото

Как оформить письмо-просьбу

Поводов для обращения с просьбой в деловом письме может быть множество. Начиная с ходатайства о предоставлении…

Как писать письмо по работе фото

Как писать письмо по работе

В деловой переписке есть свои особенности, чем она и отличается от личных сообщений. Здесь важно все - и стиль письма,…

» » » Как правильно вести деловую переписку